1. Cos’è la DPIA e perché e importante secondo il GDPR
Il Data Protection Impact Assessment (DPIA) è uno strumento previsto dal GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati) per aiutare le organizzazioni a identificare e mitigare i rischi legati al trattamento dei dati personali.
Si configura come un processo sistematico che analizza come un trattamento dei dati possa influire sui diritti e sulle libertà delle persone; serve a valutare la necessità, la proporzionalità e i rischi di un trattamento, prima che questo venga avviato.
Il GDPR la rende obbligatoria quando un trattamento può comportare un rischio elevato per gli interessati (ad esempio un rischio di profilazione, sorveglianza su ampia scala, uso di tecnologie innovative). La DPIA è di fatto un pilastro del principio di accountability, ossia la responsabilità del titolare nel garantire e dimostrare la conformità al regolamento. Rafforza inoltre il concetto di privacy by design e by default, integrando la protezione dei dati fin dalla fase di progettazione. Questo strumento, infine, aiuta a prevenire violazioni, sanzioni e danni reputazionali, dimostrando che l’azienda ha valutato e gestito i rischi in modo proattivo.
La mancata adozione di una DPIA obbligatoria può comportare conseguenze legali, economiche e reputazionali piuttosto gravi per un’organizzazione. Le aziende potrebbero incorrere nella violazione dell’articolo 35 del GDPR che impone la DPIA in caso di trattamenti ad alto rischio. Le autorità di controllo possono inoltre imporre sanzioni amministrative pecuniarie fino a 10 milioni di euro o pari al 2% del fatturato annuo globale, se superiore.
A tutto ciò possono inoltre seguire danni reputazionali, rischi di contenziosi civili e limitazioni operative.
2. Quando è obbligatoria la valutazione d’impatto
Il GDPR stabilisce l’obbligatorietà della DPIA quando il trattamento dei dati comporta un rischio elevato per i diritti e le libertà delle persone fisiche.
Secondo il Regolamento è quindi indispensabile in tutti i casi nei quali l’azienda procede a una profilazione automatizzata con una valutazione sistematica e globale di aspetti personali, basata su trattamento automatizzato, che incide significativamente sugli interessati. Lo stesso vale in tutti i casi di trattamento su larga scala di dati sensibili come dati sanitari, biometrici, genetici o relativi a condanne penali o qualora avvenga una sorveglianza sistematica su larga scala (es. videosorveglianza in spazi pubblici accessibili).
La DPIA è altresì obbligatoria nei trattamenti che riguardano minori o soggetti vulnerabili, uso di tecnologie innovative o nuove modalità di trattamento, monitoraggio continuo del comportamento degli utenti (es. tracciamento online), trattamenti che comportano decisioni automatizzate con effetti giuridici.
Nei casi in cui il rischio residuo resti elevato il titolare deve anche consultare preventivamente le autorità di controllo prima di avviare il trattamento.
3. Chi è responsabile della DPIA
La responsabilità ricade principalmente sul titolare del trattamento, come sancito dall’art. 35 del GDPR, quindi sulla persona fisica o giuridica che determina le finalità e i mezzi del trattamento dei dati personali.
Questa figura è obbligata a condurre la DPIA nei casi previsti, deve documentare il processo, adottare misure di mitigazione e, se necessario, consultare l’autorità di controllo. Può tuttavia delegare l’esecuzione pratica della DPIA a soggetti interni o esterni, pur rimanendo però giuridicamente responsabile.
L’azienda può nominare un DPO (Data Protection Officer). Questi deve naturalmente essere coinvolto nel processo DPIA, fornisce consulenza e verifica che la valutazione sia conforme al GDPR. Il DPO non è responsabile in senso legale ma ha un ruolo chiave nel garantire la qualità e la correttezza della valutazione.
Nel processo possono essere coinvolti il responsabile IT e il Chief Information Security Officer (CISO) che offrono un contributo nella valutazione dei rischi tecnici ma anche esperti esterni, utili in caso di trattamenti complessi o tecnologie innovative.
4. Come fare una DPIA: tutte le fasi operative
Eseguire una DPIA significa seguire un processo strutturato per analizzare i rischi legati al trattamento dei dati personali e adottare misure per mitigarli.
La prima fase è la descrizione del trattamento: in essa occorre illustrare che cosa si intende fare con i dati, quali categorie di dati sono coinvolte, chi sono gli interessati e quali strumenti verranno utilizzati.
Segue poi una valutazione della necessità e della proporzionalità. In questa fase si analizza se il trattamento sia davvero necessario per raggiungere gli scopi dichiarati e se è proporzionato ai diritti degli interessati.
La terza fase è l’identificazione dei rischi: devono qui essere individuati i rischi potenziali per diritti e libertà delle persone.
Un quarto step prende in considerazione le misure di mitigazione: è in tale frangente che devono essere definite le misure tecniche e organizzative per ridurre o eliminare i rischi.
Laddove sia stato nominato un DPO è necessario consultarlo e coinvolgerlo per una revisione. È bene, inoltre, che tutte le decisioni, valutazioni e misure adottate siano registrate; la fase di documentazione tornerà infatti utile in caso di controlli da parte dell’autorità.
È da considerare, peraltro, che la DPIA non è uno strumento statico. Esso va aggiornato e modificato al variare delle modalità di trattamento o a fronte dell’insorgenza di nuovi rischi.
5. Conseguenze della mancata DPIA
Laddove la DPIA fosse obbligatoria una sua mancata adozione comporta la violazione dell’art. 35 del GDPR. L’omessa preventiva consultazione dell’autorità viola invece l’art.36.
A queste violazioni conseguono sanzioni amministrative che possono arrivare fino a 10 milioni di euro o al 2% del fatturato annuo globale dell’azienda se superiore.
Per fare due esempi, Carrefour, il colosso francese della grande distribuzione organizzata, è stato sanzionato per 2,5 milioni di euro dall’autorità nazionale francese per DPIA inadeguata e mancanza di trasparenza. In Germania diverse aziende sono state sanzionate per videosorveglianza e profilazione senza DPIA.
La mancata adozione di DPIA comporta anche danni alla reputazione perché spesso le violazioni diventano di pubblico dominio, con perdita di fiducia da parte di clienti e partner. Gli interessati possono inoltre agire in giudizio, aprendo contenziosi civili, per chiedere risarcimenti.
L’autorità garante può inoltre sanzionare le aziende sospendendo o vietando il trattamento dei dati fino alla regolarizzazione.
Un ruolo centrale viene svolto appunto dal Garante per la protezione dei dati personali che si occupa della supervisione, consulenza e controllo. Esso verifica che i titolari rispettino l’obbligo di effettuare la DPIA, interviene laddove vi sia una mancata o inadeguata valutazione e prende in esame il rischio residuo nei trattamenti a rischio elevato; in tale caso può richiedere modifiche, imporre misure aggiuntive, vietare il trattamento se non è conforme. È, in buona sostanza, il punto di riferimento istituzionale che garantisce la correttezza delle operazioni e interviene laddove è necessario.
6. I vantaggi della DPIA per aziende e PA
Oltre a essere un obbligo normativo la DPIA riveste anche un ruolo strategico che conferisce alle aziende vantaggi concreti.
Le aziende private possono, attraverso la valutazione di impatto, identificare precocemente i rischi prima che si traducano in violazioni o incidenti, consente di rispettare il principio di accountability e essere conformi al GDPR, rafforza la reputazione e la trasparenza agli occhi di consumatori, partner, fornitori e stakeholder, ottimizza i processi interni e consente una crescita del business.
Per quanto invece riguarda la Pubblica Amministrazione, l’adozione di una DPIA consente di tutelare i diritti dei cittadini, assicura trasparenza e responsabilizzazione e riduce le possibilità di contenzioso
La DPIA si rivela quindi una leva di gestione del rischio e di rafforzamento della governance dei dati.
7. Come possiamo aiutarti: consulenza legale sulla DPIA
Lo Studio Legale Gobbi Negro Piazza & Partners rappresenta un partner strategico per le imprese che desiderano affrontare la Valutazione d’Impatto sulla Protezione dei Dati (DPIA) in modo efficace e conforme al GDPR.
Grazie a un team multidisciplinare con competenze in diritto della privacy, diritto del lavoro e tecnologie emergenti, lo Studio supporta le aziende nella gestione del rischio legato ai trattamenti di dati personali, offrendo soluzioni su misura che integrano compliance, innovazione e continuità operativa.
Dalla redazione della DPIA alla consulenza nelle fasi di consultazione preventiva con il Garante, fino alla formazione del personale e all’implementazione di misure correttive, lo Studio Gobbi Negro Piazza & Partners favorisce una governance responsabile dei dati, tutelando la reputazione aziendale e contribuendo alla crescita sostenibile del business.
FAQ – Domande frequenti sulla DPIA
• Cos’è la DPIA e quando è necessaria?
La DPIA (Data Protection Impact Assessment) è una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati prevista dal GDPR. Serve a identificare e mitigare i rischi che un trattamento dei dati può comportare per i diritti e le libertà degli interessati. È necessaria, e obbligatoria, quando il trattamento può comportare un rischio elevato, ad esempio in caso di profilazione, sorveglianza su larga scala o utilizzo di tecnologie innovative.
• Quando è obbligatoria la valutazione d’impatto?
La valutazione è obbligatoria quando il trattamento dei dati personali presenta un rischio elevato per gli interessati. Alcuni casi tipici includono: profilazione automatizzata, videosorveglianza su larga scala, uso di dati sensibili, trattamenti su minori o con tecnologie innovative.
• Chi è responsabile della DPIA?
Il responsabile della DPIA è il titolare del trattamento, ovvero chi decide finalità e mezzi del trattamento dei dati. Può delegarne l’esecuzione a figure interne o consulenti esterni, ma resta giuridicamente responsabile. Il DPO (Data Protection Officer), se nominato, deve essere coinvolto per fornire consulenza e supporto, senza però assumersi responsabilità dirette. Possono partecipare anche IT Manager, CISO ed esperti privacy.
• Come si fa una DPIA?
La DPIA si articola in diverse fasi: Descrizione del trattamento, analisi di necessità e rischi, misure di mitigazione, consultazione del DPO e documentazione. Va aggiornata in caso di modifiche.
• Cosa succede se non si fa la DPIA?
La mancata DPIA in presenza di obbligo costituisce una violazione dell’art. 35 del GDPR. Può comportare sanzioni fino a 10 milioni di euro o al 2% del fatturato annuo globale. Oltre alle sanzioni, si rischiano danni reputazionali, contenziosi civili e il blocco del trattamento da parte del Garante. Il Garante può anche richiedere modifiche o imporre misure correttive.
