Scopri quando è legale il controllo dei dipendenti tramite investigatore privato, quali limiti rispettare e come evitare rischi di violazioni della privacy.
1. Controllo dipendenti tramite investigatore privato
Il tema del controllo sui dipendenti anima continuamente il dibattito in dottrina e in giurisprudenza, giocandosi su uno scivoloso crinale tra le esigenze di tutela aziendale e la privacy del lavoratore.
La norma di riferimento è la legge 300/1970, lo Statuto dei Lavoratori, che agli articoli 2, 3 e 4 che vietano il controllo occulto sulla prestazione lavorativa, salvo eccezioni specificamente definite. In sintesi, il controllo – sia esercitato mediante le guardie particolari giurate, sia con l’ausilio del sistema di videosorveglianza – non può avere ad oggetto l’esecuzione della prestazione. La legge stabilisce inoltre che i nominativi dei sorveglianti siano comunicati ai dipendenti.
Ne consegue che l’intervento di un investigatore privato, figura esterna all’organigramma aziendale, non faccia eccezione. Il ricorso a questi professionisti, per indagini da svolgersi all’interno dell’azienda, potrà essere legittimo solo per l’accertamento di condotte illecite che ledono il patrimonio aziendale o violano obblighi contrattuali.
Diverso è invece il caso di un’indagine che si svolga al di fuori del perimetro aziendale. In questo caso si potrà legittimamente ricorrere a un investigatore privato; anche in questo caso però non sarà possibile farlo per verificare l’esatta prestazione del lavoratore. Per fare un esempio è possibile un’indagine per accertare l’abuso di un permesso di lavoro ma non per verificare che il dipendente in smart working stia effettivamente lavorando.
Il controllo, infine, non può essere generico e preventivo ma deve muovere da un fondato sospetto di illecito. Il dipendente, inoltre, non potrà essere monitorato nei luoghi privati (es. l’abitazione) e l’indagine dovrà essere mirata, proporzionata e documentata.
2. Cos’è il controllo investigativo del dipendente
Quando il datore di lavoro sospetta che un proprio dipendente stia commettendo un illecito può rivolgersi a un investigatore privato per commissionare un’indagine. Si tratta di una prassi sempre più frequente, soprattutto per quegli illeciti che vengono commessi al di fuori dell’azienda.
L’investigatore privato avrà quindi il compito di monitorare il comportamento del dipendente – ad esempio mediante appostamento o pedinamento e contestuale acquisizione di materiale video-fotografico – con la finalità di comporre un dossier documentale in grado di sostenere le contestazioni che il datore di lavoro andrà a muovere, per giustificare un licenziamento per giusta causa.
Il controllo investigativo non va mai confuso con i controlli diretti. Questi ultimi sono quelli adottati dal datore di lavoro per verificare la produttività e tutelare il patrimonio aziendale all’interno dell’azienda e devono essere resi pubblici ai dipendenti, a pena di nullità.
Il controllo diretto può essere svolto dal datore di lavoro, da suoi incaricati o dalle guardie particolari giurate.
L’indagine condotta da un investigatore privato deve essere occulta, è legittima soltanto per accertare una condotta illecita e non può avere ad oggetto produttività ed esatta esecuzione della prestazione lavorativa.
3. Quando è legale assumere un investigatore privato per controllare un dipendente?
Un datore di lavoro, per potersi rivolgere a un investigatore privato, deve avere un sospetto fondato circa condotte illecite da parte del dipendente. Il controllo dovrà quindi essere finalizzato ad accertare comportamenti che siano lesivi degli obblighi contrattuali o del patrimonio aziendale.
I casi più frequenti che giustificano l’avvio di un’indagine privata sono la simulazione di malattia, l’abuso dei permessi ex legge 104/1992, il doppio lavoro, la concorrenza sleale, il furto di beni aziendali o l’appropriazione indebita.
L’attività di indagine deve essere mirata all’accertamento dell’illecito, proporzionata e condotta nel rispetto delle norme a tutela della privacy. Non sarà quindi possibile, per l’investigatore, monitorare il dipendente mentre si trova nella propria residenza privata (anche in giardino).
Le prove raccolte saranno utilizzabili in sede giudiziaria soltanto se supportate dalla testimonianza dell’investigatore e se ottenute in modo rigoroso.
4. Investigazione privata sul dipendente: esempi di casi leciti
L’indagine affidata a un investigatore privata è solitamente attivata per accertare quegli illeciti che si perfezionano all’esterno dell’azienda.
Il dipendente può, ad esempio, assentarsi dal posto di lavoro senza giustificazione o simulare una condizione di malattia o infortunio per dedicarsi ad altre attività, tanto ludiche quanto lavorative. Nel caso l’attività secondaria sia di tipo professionale può ricorrere anche la fattispecie di concorrenza sleale, se il dipendente presta la propria opera o passa informazioni sensibili a una seconda azienda che opera nello stesso settore economico.
L’abuso più frequente è quello che riguarda i permessi ex legge 104/1992, previsti per consentire al dipendente di assentarsi dal lavoro per accudire un parente in condizione di grave infermità o disabilità. L’indagine, in tale caso, dovrà accertare se effettivamente il dipendente impieghi il tempo liberato dal lavoro per le incombenze legate al caregiving. È questo un caso sul quale la giurisprudenza è intervenuta con frequenza negli ultimi anni, soprattutto per fornire un’interpretazione circa le attività che sono consentite al dipendente nelle ore coperte da permesso.
5. Investigatore privato per dipendenti: modalità di controllo ammesse
Il pedinamento, attività atipica di indagine – cioè non prevista espressamente dal codice di procedura – è spesso, insieme all’appostamento, una delle modalità più utili per accertare gli illeciti in precedenza illustrati.
Tali attività sono lecite se svolte in luoghi pubblici e con modalità non invasive. In caso contrario, laddove il dipendente si dovesse rendere conto di essere sorvegliato, potrebbe configurarsi il reato di molestie (art. 660 c.p.) o di stalking (art. 612 bis c.p.).
Pedinamento e appostamento sono normalmente finalizzati ad acquisire documentazione video-fotografica che costituirà poi la prova della condotta illecita. Anche in questo caso l’attività è lecita laddove non leda la privacy del dipendente. L’investigatore, ad esempio, non potrà fotografare o riprendere il dipendente quando si trova in casa (ad esempio ad una finestra), in un cortile o giardino privato.
L’investigatore privato può raccogliere testimonianze da soggetti terzi (es. colleghi, vicini di casa, conoscenti) purché questo avvenga nel rispetto della normativa sulla privacy e senza modalità intrusive o ingannevoli. Le dichiarazioni non potranno però essere semplicemente riportate nella relazione investigativa; per avere valore probatorio dovranno essere rese direttamente in giudizio come testimonianza orale, come previsto dal Codice di procedura civile.
6. Investigatore privato e violazione della privacy: come evitare rischi
Il confine tra un’indagine legittima su un dipendente e un’indagine lesiva della privacy è spesso molto sottile. Il controllo deve infatti essere rigorosamente conforme al quadro normativo vigente in materia di protezione dei dati personali e di tutela della dignità del lavoratore.
Alle norme previste per tutelare la privacy e la sfera individuale di qualsiasi soggetto si aggiungono le norme emanate per la protezione dei dati personali e della dignità sul posto di lavoro.
Rispettare quanto previsto dal GDPR, dal Codice della Privacy e dallo Statuto dei Lavoratori è quindi fondamentale per evitare qualsiasi rischio. Il datore, per parte sua, potrà ricorrere a un investigatore privato soltanto laddove vi siano dei fondati sospetti di condotte illecite, non quindi a priori, e nel rispetto dello Statuto.
Anche il trattamento dei dati deve essere gestito nel pieno rispetto della normativa. Le conseguenze di un utilizzo illecito dei dati o della non conformità alle leggi possono andare dall’inutilizzabilità delle prove raccolte fino alla denuncia e alla richiesta di risarcimento dei danni da parte del soggetto sottoposto a indagine.
7. Investigazioni private e limiti: cosa non è consentito
Come abbiamo già avuto modo di accennare, i limiti incontrati da un investigatore privato nello svolgimento della sua attività sono quelli che interessano qualsiasi cittadino.
L’attività di indagine deve quindi avvenire nel rispetto delle normative. Il pedinamento o l’appostamento che risultino eccessivi arrivando a conoscenza del soggetto monitorato non sono consentiti. Parimenti non è possibile sottoporre a intercettazione telefonica o ambientale la persona, essendo tali attività di esclusiva competenza della polizia giudiziaria su mandato di un magistrato.
L’acquisizione di immagini video-fotografiche non potrà invece essere effettuata in luoghi privati o non accessibili al pubblico (un luogo di privata dimora o un luogo di lavoro).
8. Qual è il valore probatorio delle investigazioni private in tribunale?
Le prove raccolte attraverso l’attività di investigazione privata possono essere ammesse in giudizio soltanto se, come abbiamo già accennato, sono state acquisite nel rispetto della legge.
Nell’ambito civile – ad esempio in una causa di licenziamento – le relazioni stilate dagli investigatori possono costituire elementi di prova soprattutto se corroborate da riscontri documentali.
Le prove raccolte illecitamente saranno inutilizzabili in sede di giudizio. La relazione investigativa, peraltro, non ha valore di prova documentale piena ma viene considerata come una dichiarazione di parte. L’investigatore può infatti essere ascoltato come testimone de relato.
9. Il controllo dei lavoratori tramite investigazioni private secondo Gobbi & Partners
Le aziende possono ricorrere alle investigazioni private in tutti quei casi in cui abbiano ragione di temere un illecito o una condotta abusiva da parte di uno o più dipendenti tale da causare un danno al patrimonio aziendale, materiale o immateriale o un pericolo per la sicurezza.
Questa scelta può quindi essere strategica per un’azienda in quanto contribuisce a ridurre e a contenere un rischio. Avviare un’indagine può consentire di intervenire rapidamente per spegnere sul nascere l’iniziativa illecita del dipendente infedele o per minimizzarne le conseguenze e ottenere un risarcimento del danno.
L’azienda deve pertanto rivolgersi a studi legali specializzati come lo Studio Legale Gobbi Negro Piazza & Partners e a investigatori privati per avviare in maniera tempestiva un’indagine utile a certificare l’eventuale illecito di cui si sospetta e per ottenere le prove necessarie a sostenere un licenziamento.
10. Come tutelarsi e procedere correttamente
Qualora l’azienda nutra il sospetto di un illecito commesso da un proprio dipendente deve rivolgersi senza indugi a uno studio legale al fine di individuare, con il supporto di professionisti legali specializzati, la strategia migliore da adottare.
Sulla base del parere dei legali è possibile decidere di avviare un’attività di indagine privata, considerato che un’indagine condotta in proprio non consentirebbe di ottenere gli stessi risultati e di tutelare correttamente i diritti dell’azienda.
Contatta lo Studio Legale Gobbi Negro Piazza & Partners per un’analisi del caso specifico e per una valutazione sulla strategia migliore da adottare.
